Een jaarplan, een communicatieplan, een marketingplan, een campagneplan: je zou door de plannen het plan bijna niet meer zien. Ik ben dól op plannen schrijven. Maar dan wel zo kort mogelijk. Als het even kan, zet je je plan op 1 A4-tje. Say what?!?! Nou, vooruit dan: een A3-tje mag ook. Als het maar op één pagina past. Waarom? Omdat het je dwingt terug te gaan naar de essentie. Voor poespas en gebakken lucht is geen ruimte.

Ik maak voor iedere opdracht een plan. Plannen helpen om te structureren. Ze bieden duidelijkheid. Je weet welke weg je af moet leggen om je doel te bereiken. En ze helpen je te meten en evalueren. Hebben we onze doelen behaald? Tijd voor een feestje! Hebben we ze niet behaald: balen. Wat hebben we hiervan geleerd en hoe kunnen we het een volgende keer anders doen? Kortom: plannen zijn nuttig en goed. Zolang je niet doorslaat tenminste…

Waarom een plan op 1 A4-tje?

Toen ik ruim twaalf jaar geleden begon met werken als communicatiemedewerker/fondswerver, hield ik ook al van plannen schrijven. Van die enorme boekwerken, waren dat. Het duurde weken voordat ik daar reactie op kreeg. Logisch. Voor het lezen daarvan moest bewust tijd ingeruimd worden in de agenda. Gevolg: het eindproduct rolde al bijna van de band tegen de tijd dat mijn plan gelezen was. Alles veranderde op de dag dat ik bij mijn collega het kantoor op wandelde. Daar hing hij: de planning. MIJN planning. Pagina 25 van het plan. ‘Ja’, zei ze. ‘Ideaal. Daar staat in wat ik wanneer moet doen. En je hebt ook de doelen er nog in verwerkt. Dat is precies wat ik nodig heb.’ Vanaf dat moment ben ik mezelf gaan trainen in het schrijven van korte plannen. Steeds ietsje korter. Alle overbodige informatie eruit. Net zolang tot het me lukte: een plan op 1 A4 waar álle werkelijk relevante informatie op staat.

Hoe dan?!

Het hoe is eigenlijk vrij simpel: schrap alle overbodige informatie. Onderzoek en achtergrondinformatie: super belangrijk! Maar niet relevant voor de mensen die uit moeten voeren. Concurrentieanalyse: superrelevant voor de totstandkoming van het plan, maar niet voor de uitvoering. SWOT-analyse: enorm belangrijk voor het bepalen van de inhoud van het plan, maar niet noodzakelijk voor de uitvoering. Kortom: alleen de informatie die de afdeling/projectgroep nodig heeft voor de uitvoering, neem je op in je plan. Daarmee wordt je plan concreet, actiegericht, goed uitvoerbaar. En: je wordt gedwongen om keuzes te maken. Je hebt geen plek voor misschien, stel dat, als dan. Je moet prioriteren. Anders past het niet op één A4-tje. Een extra tip: vermijd vakjargon. Niet alleen marketeers, een CEO of communicatiemedewerkers moeten je plan kunnen begrijpen en uitvoeren. Grote kans dat je projectgroep uit meerdere lagen van de organisatie bestaat.

Hulpmiddel: OGSM-model

Een handig hulpmiddel om jouw plan op één A4-tje, is het OGSM-model. Je stelt je plan op aan de hand van de volgende onderdelen:

• Objectives: je hoofddoel. Wat wil je bereiken?
• Goals: je doelstellingen. SMART-geformuleerd.
• Strategy: je strategie en bijbehorende doelgroep(en); zie onderstaande ‘Leestip’.
• Measures: op welke punten gaan we meten? Dit is mijn favoriete onderdeel. Doelen behalen betekent namelijk: een feestje vieren 😉
  

Ik voeg zelf het onderdeel ‘Tactics’ nog toe aan dit rijtje. Daaronder beschrijf ik de on- en offline middelen die ik in ga zetten. Die werk ik vervolgens verder uit in een contentkalender.

Leestip: als je een marketingplan schrijft en strategie wilt bepalen, kun je uitgaan van de strategieën van Porter of van Treacy en Wiersema. Een verdiepend artikel daarover lees je op de site van Marketing & Management. Ook op andere sites is hier veel over te vinden. Google er maar eens op.

Gratis format

Wellicht kost het je wat moeite maar het gaat je uiteindelijk echt lukken, dat plan op 1 A4-tje. Het resultaat is een kort, bondig, makkelijk te lezen én te volgen plan voor iedereen die betrokken is bij jouw project. Voor het geval je na het lezen van deze blog nog wat inspiratie kunt gebruiken: hierbij een ‘één-pagina-format’ o.b.v. het OGSM-model. Wil je het Word-bestandje ontvangen zodat je er meteen mee aan de slag kunt? Stuur me een berichtje via de onderstaande ‘Stel je vraag-button’. Zorg ik ervoor dat je het format per omgaande in je inbox ontvangt.

Succes!